打开文本图片集
摘 要：在水利事业的发展日渐受到国家重视的现在，水利工程档案的管理工作却未能同步受到国家及各参建单位的同等重视。本文从笔者的工作经验出发，探讨了水利工程档案管理技术方面存在的问题，提出了4点解决建议，相信对从事相关工作的同行能有所裨益。
关键词：水利工程，档案，管理，对策，建议
中图分类号：TV512 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）06（a）-0000-00
水利工程档案是指水利工程从其立项到竣工等各个建设阶段直接产生的具有重要价值的各种原始的文件材料，如：建设项目规划立项的各种报审批复文件、项目的可行性研究分析报告、建设前期地质水文气象环境勘测报告、水利工程的设计文件和设计图、水利工程建设的施工过程记录、水利工程梭工验收报告等。其内容表现形式多种多样，主要有文字、数据、图纸、相片、录像、图表等。它是水利工程项目开展规划、管理、勘测、设计、施工、运行、维护、科研、抗灾等工作的重要依据，包含了许多成功的经验和失败的教训，记载着许多宝贵的信息，是国家做出相关水利管理决定和策略的重要依据和凭证。
在水利事业的发展日渐受到国家重视的现在，水利工程档案的管理工作却未能同步受到国家及各参建单位的同等重视。在水利工程建设过程中，各参建单位缺乏规范化的管理制度，缺少专业的档案管理人员，对待档案的收集整理工作不认真，对水利工程档案管理工作没有创新意识，在水利工程档案管理方面不愿意投入太多的资源，认为档案管理工作不值得受到如此的重视，因为缺少对水利工程档案潜在价值的认识。这些都是导致各参建单位轻视水利工程档案的管理对工程管理所起到的作用的原因，是他们看不到规范的档案管理对水利工程日后的使用、维修，以及水利工程建设科技进步的重要作用。
因此，研究并解决这些水利工程档案管理技术上的问题，对水利工程档案的管理工作，开拓水利事业，促进国家经济发展，具有重要意义。
1 水利工程档案管理技术方面存在的问题
1.1水利工程档案收集归档不及时
水利工程档案管理不同于企事业单位档案管理。水利工程档案绝大部分形成于建设施工过程，使其管理工作从文件材料的收集到整理成标准形式的档案的这段过程中，都具有太多的不定性因素。小型水利工程大多是施工要求急、建设周期短、形成的文件材料数量不多，不易引起各参建单位的足够重视；大型水利工程建设工期长，参与建设的单位多，形成的文件材料涉及范围广、专业多，内容繁杂，稍有疏忽就可能遗漏。再加上建设施工人员组成复杂、临时机构解散，都是致使文件材料的遗失重要因素。目前，大多数参建单位都是在水利工程建设的后期才开始着手文件材料的收集和整理工作，忽视文件材料的及时收集，从而导致了文件的遗失，造成复印件多、原件少，原始资料严重缺失等现象。在归档时间方面，我国《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005]480号）第二十三条规定：“工程档案的归档时间可由项目法人根据实际情况确定。可分阶段在单位工程或单项工程完工后向项目法人归档，也可在主体工程全部完工后向项目法人归档。整个项目归档工作和项目法人向有关单位的档案移交工作，应在工程竣工验收后三个月内完成？”。但这种规定，在目前的很多水利工程的建设过程中都不可能严格执行，大部分的水利工程档案都是勉强移交。
1.2水利工程档案质量差
根据《水利工程建设项目档案管理规定》（水办[2005H80号）第十条规定：“水利工程档案的质量是衡量水利工程质量的重要依据，应将其纳入工程质量管理程序？”。在水利工程单项验收和竣工验收时，验收小组应认真对整理好的水利工程档案的质量进行评定，凡未按要求提交水利工程档案或提交的水利工程档案不符合规定的参建单位，均不得通过验收或进行质量评定。目前多数水利工程的档案在质量方面存在三个主要问题：一是在应归档文件材料整理的责任上划分不够明确。例如，同时由几个参建单位共同形成的资料（如工程验收签证资料）只需一个单位提交即可，究竟由谁负责编制整理应有明确规定，避免出现谁都管或谁都不管的现象；二是应归档文件材料整理不符合工程档案整理办法，内容不够齐全。如今的现象是，大部分参建单位为节省人员和开支，没有设立专门的档案管理岗位，文件材料的收集和整理工作，是由非档案专业人员负责。因为其缺乏档案整理方面的专业知识，导致整理出来的档案没有按照规范进行组卷，存在书写不规范，纸张标准不统一、数据不完整，分类笼统而不精细，卷内文件联系不紧密，组合不合理等问题；三是文件材料的整理工作与移交接收工作严重脱节，导致整理质量较差的案卷无法补救。
1.3水利工程档案保管不严格
在水利工程的建设过程中，某些文件材料会经常被使用，如设计施工图纸、施工进度计划、施工工序安排、以及相关的行政报审文件和批复等。这些文件材料在其形成之后的利用中，因为没有相关利用制度，缺乏规范化的利用管理，对借出和归也缺乏相应的管理手续。
1.4水利工程档案信息化程度不高
随着我国信息化、现代化的建设，水利工程在建设管理等方面急需改革。计算机和网络的普及，使得越来越多的文件直接在电脑上产生，通过网络传输。面对无纸化办公的提出和发展，传统的档案管理显得相对滞后和低效，无法满足现代化管理的需求，不能适应时代的要求。这就对水利工程档案的收集、整理、移交、保管、利用等方面提出了新的要求一一档案管理信息化。
水利工程建设管理与日常的企事业单位管理不同。水利工程建设的各参建单位临时聚集在一起，随着水利工程建设的完工而分散，与具有长期稳定性的企事业单位在管理上有根本上的差异。是不同性质、不同规模、不同地域的水利工程的建设，其复杂程度也不同，一般的项目管理软件并不适合所有的水利工程，幵发设计适合所有水利工程建设的项目管理软件具有一定的难度，开发设计适合特定水利工程建设的项目管理软件又大大加大了投资成本。再加上水利工程建设工期限制，各参建单位项目部仅在建设期间存在，为避免麻烦，各参建单位各自为阵，在内部使用各自的项目管理软件，对外依旧以传统纸质文件为主。有信息化意识的建设单位也只是把收集到的纸质文件材料，扫描转化为电子文件的形式保存。
2 水利工程档案管理技术方面的建议
图1 水利工程档案管理技术方面的建议
2.1做好水利工程档案的收集工作
水利工程档案的收集主要抓紧工程建设的三个阶段内的档案收集：第一个是前期工作阶段。水利工程档案行政管理部门要主动与水利工程各参建单位的文件材料管理人员密切沟通，指导他们建立相应的文件材料保管利用制度和文件材料的收集工作，掌握工程项目的动态，督促他们及时的将有关批件和资料收集，分类保存，并按制定制度进行管理。第二个是施工阶段。水利工程档案管理部门要经常与各参建单位的文件材料管理人员取得联系，要求他们按规定收集整理并保管好各类工程档案资料，保证各施工环节的档案资料完整。必要时可对各参建单位的档案管理工作进行检查，为梭工时档案验收做好准备。第三个是竣工验收阶段。水利工程档案行政管理部门要主动参与水利工程的验收，认真审查归档的档案材料的完整性和真实性，坚持水利工程档案与水利工程项目同步验收，若档案验收不合格则不能确认水利工程项目梭工，否则不予决算。
大部分水利工程因工程浩大、复杂程度高，会产生跨年度建设的情况。在这种由于其工期时间长，施工期间人员变动较大的情况下，产生的文件材料杂乱，且十分容易遗失。在管理上一般会采取分类方法对文件材料进行收集管理，一般将需要收集的文件材料分为四大类：一是建设前期调研文件：如：项目建议书、可行性研究报告等；二是设计类文件，如：项目设计书、设计图纸等；三是施工类文件，如：建设实施方案、施工报告、施工日志等；四是梭工验收及资料，如：工程质量评定报告、竣工验收报告等。分类管理能使文件材料归档及时、清晰、完整，为建设过程中的利用工作提供方便。
2.2做好水利工程档案的整理工作
具体整理过程可按以下几部分着手：一是水利工程建设前期阶段。需要特别注意的是一些报批文件材料，应按照报批程序，文字材料在前，报批图纸在后；正式批件在前，请示报告在后的顺序排列。二是水利工程勘测设计阶段。主要以勘测、设计单位形成的水文、地址、气象等基础性资料和水利工程各种设计文件材料为主，应按专业整理。三是水利工程建设施工阶段。主要是施工技术文件材料和竣工验收文件材料，施工技术文件材料按照单位工程、分部工程、分项工程结合施工程序和专业进行整理；质量评定材料和验收记录，按单项工程进行聱理，检查件按单位工程整理。在各阶段的各类文件材料整理的同时，要注意把握好文件材料之间的内在联系性，注意前后关系不要混乱，把整理好地材料分别按规范装订成册，构成完整的工程档案。
虽然水利工程建设过程中的文件材料管理一般由产生文件材料的单位负贵，但鉴于目前实际情况，大部分参建单位配备档案管理人员非档案专业人员，对文件材料的收集整理工作了解不全面。因此，水利工程档案行政管理部门不能坐等其成，应在水利工程档案的形成过程中，对归档责任部门的文件材料收集整理工作进行协助，全面指导档案管理人员做好文件材料的整理归档工作，为日后整理水利工程案卷打下基础。
2.3坚持水利工程档案管理与工程建设同步
水利工程文件材料收集不及时是导致水利工程档案不完整的最主要原因。坚持水利工程文件材料收集管理与工程建设同步是解决这一问题的有效措施。
首先，在水利工程建设过程全阶段建立档案管理机构，配备专兼职档案管理人员；在编制水利工程项目建设计划中，将健全的档案管理制度，档案库房，档案装具均列入其中；在水利工程建设施工阶段，签订的合同条款内应包含档案管理相关内容，如制定档案管理工作标准和切实可行的、落到实处的档案管理工作职责。保证在水利工程建设施工正式开始前，做好水利工程文件材料收集管理的准备工作，为水利工程建设施工过程中的文件材料收集管理工作打下良好扎实的基础。
其次，做好水利工程建设各个阶段的文件材料与建设进度同步收集，齐全、完整的文件材料是水利工程档案管理的基础。从水利工程项目的提出，建档工作即应开始，完整的建设前期文件很重要，特别是在维护各参建单位合法权益方面，是很重要的依据凭证，对划定责任具有重要作用，在水利工程竣工验收时也是必查的内容之一；在水利工程建设准备阶段，形成的文件材料相对较少，利用与传递也不多，其收集、整理要与之形成同步；在水利工程建设施工阶段，文件材料利用较为频繁，难以做到像建设准备阶段那样与文件材料的形成同步收集，因此，就要进行文件材料的同步跟踪管理。
2.4加强水利工程档案管理的信息化建设
档案管理手段的现代化，是实现档案管理现代化的基本标志。要实现水利工程档案的数据化管理及网络化报送和传递，满足水利工程建设者在多方位、多区域对水利工程档案利用的需求，为资源所需者提供方便、快捷且高效的挡案利用服务，一是实施采用科学的“流程控制”管理模式。根据水利工程建设活动的内容进行分类、编制档案号（工程代号、分类号、案卷号），使水利工程档案管理在水利建设过程之初就反映在设计文件和设计图纸上（包括纸质和电子文档）；二是实现档案管理工作标准化。实现档案管理工作标准化是对档案工作科学管理的一种手段和要求，是实现档案管理现代化的前提，也是提高档案管理工作水平的必经之路。
实现档案资源信息化，就要在档案管理的总体规划、分类设置、材料收集整理以及扫描、建立目录等方面形成一个集成化的系统。随着计算机网络技术的快速发展，水利工程档案管理信息化建设要从服务内容、服务方式、服务手段三个方面进行创新。由被动的服务向主动地提供服务转变；由传统人工管理档案的模式向计算机信息化管理模式的转变。利用计算机特有的运算速度快、存储信息量大、精确度高、自动进行运算以及逻辑判断能力强等特点，在文件材料的收集整理阶段，可运用计算机进行文件材料的收集、整理、编制检索目录和编制内容介绍；在整理成了档案之后，可通过计算机进行档案的接收、查找、借阅和归还工作，同时，对于到期应销毁的文件自动给予判定和提示；在档案管理上，可对于档案库房进行管理，以及其他工作，如档案统计以及为档案的编研工作提供服务等工作。通过运用计算机对档案进行管理，可以进行数据的输入、输出、插入、修改、检索、查询、统计、打印、删除等功能；同时还具有判别、筛选的功能。利用这些功能可对档案进行鉴定工作。运用计算机进行现代化的档案管理具有占用空间小、储存信息量大、查询检索方便、对档案的利用能力强、传输速度快等特点，能快速地、大量地提供所需的档案信息，提高了档案利用的工作效率，是档案管理史上的一大飞跃。
随着电子文件作为一种新形式的信息载体运用在档案领域，其特点和优势将使它逐步替代传统的纸质档案。根据水利工程建设的实际及水利工程档案管理的模式，由网络部门开发了电子档案管理应用软件，为水利工程档案管理部门提供电子档案的储存、保密及查询等服务。建立的档案数据网站，形成了以电子档案管理为核心的信息化数据库，在达到了资源共享目的的同时，也极大方便了档案的利用，提高了档案所需人员自助利用档案的问题，使其在最短的时间内查询到自己所需的信息。
计算机网络技术给水利工程档案管理工作带来了前所未有的深渊影响。要大力推行对各种多媒体形式的档案，如缩微档案、磁介质档案、电子文件档案在水利工程档案中的运用。要重视在水利工程建设过程中产生的各类电子文件。将水利工程建设期间的工程照片档案、声像档案、纸质档案制成多媒体并刻录保存，充分利用计算机网络技术，在对水利工程档案信息保存管理的同时，加大对信息的加工和开发利用，拓宽水利工程档案利用的深度，充分做到资源共享。
3 结束语
档案的生命在于利用，做好档案资料的收集、归档、保存、管理工作也是为了利用。只有对水利工程档案的开发利用，才能真正体现其价值，从而更好地开发利用水利工程档案信息。
参考文献
[1] 李力.浅析在建水利工程档案管理[J].东北水利水电，2008（9）：32-33.
[2] 李素花.浅析如何加强水利工程项目档案的收集工作[J].中小企业管理与科技，2010 （9）： 63-64.
[3] 肖红，秦立雁，姚丽娟.水利工程档案的收集和利用管理[J].水利科技与经济，
2005，11 （6）： 337-338.
[4] 郑琦.浅谈如何做好水利工程建设项目档案管理工作[J].管理与实践经纬，2012 （15）： 34.