摘要：随着时代的快速发展和科学技术的不断进步，档案的管理发生了翻天覆地的变化，电子档案逐渐取代了以往的用纸等保存的档案。员工可以在网络上搜索相关文件和档案，为实际工作流程带来极大便利。档案信息的建设已成为档案管理部门的重要目标。但是，电子档案归档过程中仍存在一些问题，对档案信息化建设存在一定的影响。本文针对这些问题提出了一些措施，希望能够加快档案信息化建设的提升。
关键词：电子档案归档;档案信息化;建设
中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-9129（2018）15-0087-01
Abstract：With the rapid development of the times and the continuous progress of science and technology， the management of archives has undergone earth-shaking changes， and electronic archives have gradually replaced archives preserved in the past. Employees can search for relevant documents and files on the Internet， which brings great convenience to the actual workflow. The construction of archival information has become an important goal of the archives management department. However， there are still some problems in the process of electronic archives archiving， which has a certain impact on the construction of archives informatization. This paper puts forward some measures for these problems， hoping to speed up the promotion of archival informatization construction.
Keywords：Electronic archiving;File Informatization;construction
社会在不断发展，现在很多工作和娱乐项目都逐渐变得信息化，信息资源已经变得在人们的生活中举足轻重。然而档案其实本质就是一种信息资源，在如今被更多的人士重视起来。在这种机遇和挑战下，为了完善电子档案归档工作，提高档案信息化建设步伐，从事档案工作的人员需要多学习新的技术和知识，熟练应用信息技术来为档案管理工作进行服务，而如何更好地服务社会主义经济建设已成为许多档案工作者面临的重要挑战。
1 电子档案归档管理中遇到的问题
高职院校利用电子文件管理档案，改变了过去的纸张管理，加强了管理信息化程度，提高了工作效率，更好地进行数据保存。但是，电子管理模式，也存在着以下问题：文件有一定的概率是不可读的，由于电子管理模式，使用计算机技术，这些技术将受到环境的影响，从而导致文件不可读现象出现，并可能导致某些数据丢失并影响文件的整体管理。而且，在重视程度的问题上，管理者很少关注电子化的模式，而是将其视为数据和文档的副本，并且他们仍然更加关注纸质文档。在这种意识的指导下，管理人员没有进行电子文件的打印和复制，导致一些重要文件的丢失，影响整体管理。其次便是安全相关问题，在人们逐渐强化电脑操作技术的今天，黑客的人数也成几何数量增长，那么电子档案中的一些重要文件就会面临被复制或者被盗用的风险。对于这样的行为，中国也采取了强有力的措施来控制它，但这种现象仍然存在，所以，电子档案归档依然有着一定的安全问题。
2 完善电子档案归档工作，提高档案信息化建设水平
2.1采用科学管理电子模式。电子模式可能会导致文件因系统升级或环境变化而无法读取。为了解决这个问题，有必要科学地管理电子档案运作模式。具体地，在电子模式中，鼓励著录存储文件的方式，以确保文件的可读性;其次，管理人员需要注意这样一个事实，即如果计算机系统升级，则需要打印，复制和其他相关文件，数据等，这么做是防止重要数据的损坏或者丢失对以后的工作产生不利影响。高校同时还需要找软件企业合作，利用更好的软件，保障防火墙的有效性和防御力，提高电子档案的安全性。相关管理人员也应该自己开展工作，统一管理电子信息，避免信息混乱。此外还需要重视电子档案的安全性，从技术上彻底提高安全等级，消除以上可能出现的问题。再者，高校需要建立并且完善电子档案归档的各种操作规范和制度，各部门还应相互协调和监督;与此同时，高校还应实施相应的奖惩制度，并通过奖惩来增加员工对档案的重视程度。
2.2选用合理、科学的档案信息化软件。市场上的档案管理软件是多种多样的，不少地方并没有做到有规范性地开发档案软件系统，导致档案管理软件缺乏通用性和实用性。以核工业集团为例，由于硬件和档案规范化的分类编码都各不相同的原因，档案的管理系统有些设备可以正常运行，但有些设备无法安装，这大大制约着档案信息化的步伐。可以看出，档案管理信息化建设需要有相应的档案文件管理软件来实现档案文件的自动管理。可反复使用的档案数据只需要进行单次录入，其数据信息可以在文件部门内部共享。档案录入后，软件可以打印各种目录以及生成报告，通过模糊查询、组合查询或分类查询，从档案中检索所需的文件信息，文件借阅工作更加方便准确。
2.3加强技能培训，关注档案信息人才建设。员工素质直接影响管理和质量问题的发现。所以，高职院校应采取相应措施，加强管理人员队伍建设，使档案管理更加科学、技术化。详细来说，高效需要不断地对员工进行相关技能和理论知识的培训以提升相关工作人员的专业素质。员工培训不仅要对他们的专业素质进行一定的培训，还要对他们的技术能力进行一定的培训，提高员工的技术水平。同时强调工作中需要经常注意的地方和经常犯的错誤，做到查漏补缺，不仅需要管理和更新计算机系统，还需要注意信息的存储。另外，这些要点主要包括系统软件、信息打印以及光盘存储的正确方法。在雇用员工之前，应培训他们了解管理工作中需要注意的要点，以避免因工作失误而发生相关问题。
2.4及时做好硬件设备的更新维护。随着计算机不断升级，更新和更换，它们在形成电子档案时所依赖的技术往往已经过时，这是技术在不断进步造成的必然问题。因此，电子档案也要进行不断地“移植”，让电子档案能够在新的技术下得以保存，而不会“消失，不可读”。做好新旧技术的交替和相关定义参数等的转换，防止旧档案不能再新系统使用的情况出现。
3 结束语
总的来讲，在如今的信息化时代，高校的档案信息化管理也面临的一项巨大的挑战，但同时，这也是档案管理进一步发展进化的机遇。信息化的管理系统对档案管理工作提供了莫大的便利，但是也带来一些新的问题，比如安全问题等。有的甚至会对电子档案的进一步发展呢产生很大的阻碍，正因如此，高校应当积极地迎接挑战，采取相对应的措施和政策，突破瓶颈，解决面临的问题或者未来会出现的问题，不断完善电子档案归档工作，提高档案信息化建设水平，保证电子档案管理的健康发展！
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